Orçamento base zero (continuação)

O processo exige que cada administrador justifique detalhadamente todas as dotações solicitadas em seu orçamento, cabendo-lhe justificar por que deve gastar dinheiro. Cada administrador é obrigado a preparar um pacote de decisão para cada atividade ou operação e este pacote inclui uma análise de custo, finalidade, alternativas, medidas de desempenho, conseqüências de não executar a atividade e benefícios. Isso exige do administrador identificar diferentes maneiras de executar cada atividade, como operações centralizadas x descentralizadas, que identifique o nível mínimo de despesa de cada operação, seus custos e benefícios, eliminando ou alterando a força de proceder à atividade. “Os pacotes de decisão devem ser priorizados ou listados pela ordem de importância até o ponto em que os custos superem os benefícios. Os pacotes de decisão com prioridade mais baixa, abaixo desse ponto, não receberiam dotação”. O orçamento a base zero dá a direção, informações detalhadas relativas ao dinheiro necessário para realização de fins desejados. Chama atenção para os excessos e para a duplicidade de esforço dentre os departamentos, concentra-se nas quantias necessárias para os programas e não no aumento ou diminuição percentual em relação ao ano anterior, específica prioridade dentro dos departamentos e entre eles. O processo também é um bom instrumento de que a direção pode lançar mão para julgar o desempenho dos empregados e com o envolvimento necessário dos administradores de todos os níveis organizacionais, incuti-lhes um maior senso de responsabilidade por seus orçamentos e pelas tarefas com as quais se comprometeram para conseguir a aprovação de seus orçamentos.